湘潭市檔案數(shù)據(jù)管理試行辦法

第一章 檔案數(shù)據(jù)
第一條 為全面有效收集和管理檔案數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務(wù)院令第492號，2007年）、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國家檔案局令第9號，2011年）等規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本試行辦法。
第二條 檔案數(shù)據(jù)是指本市行政區(qū)域內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會、生活等各項(xiàng)活動中形成的具有保存和利用價值，以數(shù)碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、收聽、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈谋疚募D片文件、影像文件和聲音文件等的電子文件及其元數(shù)據(jù)。
第三條 檔案數(shù)據(jù)包括各門類檔案的電子文檔和數(shù)字化成果。
電子文檔是指在處理各項(xiàng)事務(wù)和開展各項(xiàng)活動中，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備及軟件、網(wǎng)絡(luò)等形成、處理、傳輸和存儲的各類檔案數(shù)據(jù)。數(shù)字化成果是指紙質(zhì)檔案、光（磁）盤檔案、照片檔案等不同載體的實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的檔案數(shù)據(jù)，包括列入《國家基本專業(yè)檔案目錄》的人事類、民生類、政務(wù)類、經(jīng)濟(jì)類、文化類等專業(yè)檔案數(shù)據(jù)；從各單位、各專業(yè)部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中采集的檔案數(shù)據(jù)；重大活動、重要事件等形成的特色檔案數(shù)據(jù)。

第二章 管理機(jī)構(gòu)和職能
第四條 市檔案局設(shè)立湘潭市檔案數(shù)據(jù)中心，負(fù)責(zé)全市檔案數(shù)據(jù)的接收、存儲、維護(hù)、利用等管理工作。
第五條 各縣（市）區(qū)檔案館、專業(yè)檔案館、應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家災(zāi)害備份要求，建立檔案數(shù)據(jù)中心，有條件的大型企事業(yè)單位檔案館和機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按要求建立電子文件備份中心，其他單位應(yīng)配備專門的檔案數(shù)據(jù)管理人員，統(tǒng)一收集、存儲、維護(hù)、利用并向市檔案數(shù)據(jù)中心移交本單位的檔案數(shù)據(jù)。
第六條 市、縣（市）區(qū)檔案局負(fù)責(zé)本區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)管，開展檔案數(shù)據(jù)中心資質(zhì)認(rèn)定和考核評價等工作。

第三章 檔案數(shù)據(jù)的管理
第七條 檔案數(shù)據(jù)的管理原則：
（一）檔案數(shù)據(jù)范圍社會全覆蓋原則；
（二）檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容真實(shí)、完整、安全、效能原則；
（三）檔案數(shù)據(jù)集中管理、分級管理相結(jié)合原則；
（四）檔案數(shù)據(jù)和實(shí)體檔案同時移交原則。
第八條 全市各級各部門各單位應(yīng)對本單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，集中保存。
市檔案數(shù)據(jù)中心依法接收市直機(jī)關(guān)各單位、各人民團(tuán)體、駐市的國有企事業(yè)單位及其下屬單位、臨時機(jī)構(gòu)保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案數(shù)據(jù)。對區(qū)域內(nèi)社會組織、集體和民營企事業(yè)單位、基層群眾組織、家庭和個人形成的有利用價值的檔案數(shù)據(jù)可代為管理。
第九條 電子文檔的歸檔管理包括數(shù)據(jù)采集、收集、整理、類目設(shè)置、分類排序、錄入存儲、目錄生成、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、編研、統(tǒng)計(jì)等工作，其保管期限按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十條 檔案數(shù)字化處理包括掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、著錄、校對、審核等環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化后形成的檔案數(shù)據(jù)保管期限，與其對應(yīng)的實(shí)體檔案一致。
第十一條 具備在線傳輸條件的檔案數(shù)據(jù)，按照湘潭市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)電子公文在線歸檔流程、檔案管理軟件操作簡易手冊的規(guī)定，直接在檔案管理系統(tǒng)軟件上進(jìn)行在線傳輸接收。
第十二條 不具備在線傳輸條件的檔案數(shù)據(jù)，接收流程如下：
（一）生成移交數(shù)據(jù)包。各有關(guān)單位應(yīng)將納入檔案數(shù)據(jù)收集范圍的檔案數(shù)據(jù)封裝在數(shù)據(jù)包中，集中傳輸至脫機(jī)保存的載體上，載體優(yōu)先選擇只讀光盤、一次寫光盤，一式兩份，一份留存，一份移交。
（二）填寫報表。以檔案數(shù)據(jù)包為單位，填寫檔案數(shù)據(jù)移交情況表，經(jīng)單位審核、蓋章后上報。
（三）報送。將檔案數(shù)據(jù)包和檔案數(shù)據(jù)移交情況表報送到市檔案數(shù)據(jù)中心。
（四）接收。市檔案數(shù)據(jù)中心應(yīng)當(dāng)審核檔案數(shù)據(jù)移交情況表等移交數(shù)據(jù)內(nèi)容是否與移交的檔案數(shù)據(jù)包信息一致，檔案數(shù)據(jù)包是否有效，移交范圍是否符合有關(guān)規(guī)定；檢測檔案數(shù)據(jù)包是否符合《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA／T38—2008）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA／T15—1995）的要求，及時辦理接收手續(xù)。
第十三條 經(jīng)審核不符合要求的檔案數(shù)據(jù)，市檔案數(shù)據(jù)中心應(yīng)及時反饋，有關(guān)單位在收到反饋信息后要按照要求重新處理、報送，并在每年9月底前完成上年度形成的檔案數(shù)據(jù)報送工作。
第十四條 各單位檔案數(shù)據(jù)管理人員要對所留存的檔案數(shù)據(jù)包進(jìn)行分類，妥善管理。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得外借或復(fù)制檔案數(shù)據(jù)包。市檔案數(shù)據(jù)中心應(yīng)及時對所接收的檔案數(shù)據(jù)包進(jìn)行技術(shù)處理，錄入檔案管理系統(tǒng)軟件，并分類分單位保管好所接收的檔案數(shù)據(jù)包。
第十五條 采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、異地備份等手段，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)軟件應(yīng)用管理，及時開展軟件升級、設(shè)施維護(hù)等工作，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)、維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
第十六條 檔案數(shù)據(jù)的鑒定銷毀，需經(jīng)過審批程序，編制銷毀清冊。
第十七條 市檔案數(shù)據(jù)中心要通過檔案管理系統(tǒng)軟件查閱利用功能和湘潭檔案資訊網(wǎng)站，保障檔案數(shù)據(jù)多種方式利用；依法進(jìn)行政府信息、公共檔案信息以及相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的發(fā)布、開發(fā)和服務(wù)工作。
第十八條 各有關(guān)單位要對本單位收集、管理的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行開發(fā)和利用，需利用其他單位的檔案數(shù)據(jù)時，須按程序向市檔案數(shù)據(jù)中心提出申請。

第四章 裝備和技術(shù)支持
第十九條 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)中心軟硬件裝備建設(shè)，定期對硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢測，及時做好維護(hù)、更新、升級等工作。
第二十條 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理隊(duì)伍建設(shè)，定期開展檔案數(shù)據(jù)管理知識和技能培訓(xùn)，開展技術(shù)咨詢和技術(shù)服務(wù)等工作。

第五章 安全保障
第二十一條 提高檔案數(shù)據(jù)管理人員的安全意識和安全操作技能，建立規(guī)范操作、安全防范的保障體系。加強(qiáng)日常安全監(jiān)督，做好日常操作系統(tǒng)、網(wǎng)管系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)的安全補(bǔ)丁、漏洞檢測及修補(bǔ)、病毒防治等工作。
第二十二條 加強(qiáng)制度建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全保存、規(guī)范管理和有效利用。
（一）設(shè)備管理。路由器、交換機(jī)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等配備須注意其安全保密性能，一經(jīng)配備不得隨意更換，實(shí)行登記管理；用于數(shù)據(jù)管理的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等設(shè)備須專機(jī)專用、專網(wǎng)專用；設(shè)備的配備、使用和報廢需經(jīng)過管理部門或?qū)Ｂ毴藛T鑒定和處理，經(jīng)確認(rèn)后方可進(jìn)行。
（二）機(jī)房管理。數(shù)據(jù)機(jī)房應(yīng)單獨(dú)設(shè)立或設(shè)在本單位保密機(jī)房，并保持清潔、衛(wèi)生，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)（包括溫度、濕度、電力系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入機(jī)房，嚴(yán)禁攜帶易燃易爆和強(qiáng)磁物品進(jìn)入機(jī)房。
（三）網(wǎng)絡(luò)管理。加強(qiáng)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件日志、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流的監(jiān)控，加強(qiáng)賬號的安全管理，及時做好操作系統(tǒng)的補(bǔ)丁修正工作，保障系統(tǒng)安全；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)管理，對其所發(fā)生的故障、處理過程和結(jié)果等做好詳細(xì)登記，建立臺賬；檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)網(wǎng)絡(luò)（電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等）管理的規(guī)定執(zhí)行。
（四）數(shù)據(jù)管理。根據(jù)數(shù)據(jù)的保密規(guī)定和用途，確定使用人員的存取權(quán)限、存取方式和處理審批手續(xù)。實(shí)時修改數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)認(rèn)證、系統(tǒng)授權(quán)、系統(tǒng)完整性、補(bǔ)丁和修正程序；嚴(yán)格數(shù)據(jù)的更改審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得更改數(shù)據(jù)；加強(qiáng)系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的升級、維護(hù)，定期制作數(shù)據(jù)的備份并異地存放，防止數(shù)據(jù)的非法生成、變更、泄露、丟失及破壞。